曾經擔任大公司總經理貼身秘書的湯玉慈，為了實現自己的創業夢想，以及證明「不用活在大老闆光環下」的實力，創設了台灣第一家專門培訓秘書的公開班，未來還要推動國內專業秘書認證的制度。
文．陳谷旻
提到秘書，很多人大概馬上就會聯想到身著套裝、手抱公文的模樣。他們是大老闆們身邊不可或缺的夥伴，必須打理主管所有事業或生活上的瑣碎事項。雖然項目繁雜，可是端茶、遞報紙和接電話的簡單工作，哪會需要上課受訓，甚至還有專業的資格認證？
「安排訪客會面、過濾來電，也要在第一時間取得重要的資訊，秘書是老闆們的「守門人」，工作非常繁重，不光是長得漂亮就能勝任。」具有多年秘書工作經驗的曜基資訊總經理湯玉慈表示，秘書的地位，絕非外界想像中的膚淺。
From：理財週刊
推動國內專業秘書證照
她不只開班授課，教人如何當個稱職的秘書，現在更積極推動國內「專業秘書證照」的制度。湯玉慈說，現在台灣針對秘書的養成教育，除了一些職業學校之外，相關科系在大專校園里根本找不到，「可是反觀國外，目前英美的社區大學、香港4年學制的學院，甚至日本證照分級的制度，卻都能為公司企業培育完善的秘書人才。」
除了秘書，湯玉慈現在還把觸角延伸到其他職場的工作內容，積極和一些學校接洽，藉由舉辦一些課程、演講等活動，讓學生瞭解自己的人格特質來找出合適的工作。
強調「人才無法速成」的湯玉慈認為，學校教育或許只能提供專業的理論，「可是，上班時該如何穿著打扮、怎麼跟同事相處，甚至基本的國際禮儀，這些內容很少有學生會注意，所以，將會是我們公司未來發展的重點。」
打破傳統價值觀
一直到現在，湯玉慈每次一想到自己居然能獨當一面地經營一家公司，還是會覺得很不可思議。成長於新竹淳樸客家小鎮的她，從小就深受「女子無才便是德」的傳統觀念影響，家中長輩並不希望她念太多書；只要學個會計、將來嫁個有錢的「田僑仔」相夫教子，就是女孩子家最大的福分。
乖巧的湯玉慈，原本也相當認同這樣的價值觀，聽話地考上一所離家很近的職業學校，不過，聽了國文老師一句「以後21世紀是女人的天下」，以及當時一本著名小說「女強人」的啟發，湯玉慈決定選擇一條有違社會期待的生涯規畫。
在打工半年、補習半年後，湯玉慈跑去參加大學聯考，順利考取淡水工商專校(真理大學前身)。「當時我一心只想著要出國唸書，將來要見見更大的世面。」自承從小嘴巴就很甜、個性活潑外向的湯玉慈，到台北讀書後更熱中參與學校的各項比賽，各類活動也都積極投入；沒想到當初為了到國外進修所作的準備，日後卻都一一運用在工作職場上。
專科畢業後不久，卻傳來父親過世的不幸，讓她的出國的夢想出現了變化。隨著父親工廠事業的結束，很快就坐吃山空的家產，使得湯玉慈不得不肩負起家中的經濟重擔。
進入秘書行業嶄露頭角
「我們班的同學大多進銀行界上班，很少人是『學以致用』，畢業後真的跑去當秘書。」湯玉慈表示，她先後在惠普科技、太古集團等外商公司擔任小主管，負責面試新進員工和公關行銷方面的工作。1995年，她來到榮成紙業當總經理的貼身助理，讓她在秘書這行業的表現，才漸漸嶄露頭角。
「那時候我們老闆屬於『目標導向型』的主管，雖然他會給你一個大略的方向，但也會想看看你最後作出什麼樣的決定。」湯玉慈舉例說，有一回總經理派她去準備一份要送給客戶的禮物，只大概交代了一些要注意的原則，至於最後的選擇，完全由湯玉慈自己做決定。「美其名叫尊重，其實就是在考驗我的判斷能力。」
由於總經理的處事風格，據說在她之前一年半內已經換了10幾任秘書，直到湯玉慈的出現，才總算符合這位主管的標準。
大小事務一手包辦
「要擔任企業主或高階經理人的秘書，真的得具備各項才能、EQ要夠好，協調能力也要強，有時候更得當老闆的出氣筒，才有辦法勝任這個工作。」湯玉慈笑著說，當秘書除了要每天幾乎工作超過12個小時，來完成份內的瑣事之外，還要執行許多奇奇怪怪的任務。她曾經聽過有同業，居然還得幫老闆刷油漆、煮中餐，甚至洗假牙等，一些令人感到哭笑不得的要求。「我想，當秘書的人應該都巴不得老闆每天都出國吧！」
而這份工作，也確實教湯玉慈開了眼界，增廣了不少見聞。有一回她的老闆到報社參觀，回來後順便也送了一份「後天的」報紙給她看，「雖然那一份只是扣除政治社會等時效新聞的報紙，可是我下班搭公車拿出來看時，很多乘客都好奇地跟我說：『小姐，你報紙的日期是不是印錯啦？』這個經驗真的很好玩。」湯玉慈說。
「相較於會計，秘書的工作性質更有挑戰、更多樣化。」湯玉慈解釋，為了蒐集包羅萬象的資訊，她必須在每天早上8點前看完4份報紙；而每個月要看的雜誌，她說光堆起來也有半個人的高度。
公司要送交總經理批示的公文，首先也必須通過她這一關審閱；或許是由於湯玉慈所具備的主導能力夠強，老闆後來還封了她一個「慈禧」的外號。「湯秘書」不但要處理總經理日常工作和生活上的雜事，舉凡公司尾牙、教育訓練，以及公司內部的刊物編輯，她都是全程參與，有時候更得自己一手包辦。
「結婚那天，老闆人雖然不在國內，可是他還是照樣打電話來，跟我確認一些重要事項。」湯玉慈認為，一個稱職的秘書會獲得主管的依賴和充分信任，但有時候工作也是充滿無奈。「秘書畢竟不是『戰將』。有時候我們這類『局外人』，很容易常發現一些主管們忽略的問題，或者看到什麼不對的地方，可是礙於身份，我們只能選擇閉嘴。」
「有時候對自己的能力有信心，想調單位、換跑道闖一闖時，心路歷程更是一般員工無法體會。」湯玉慈說，當大老闆秘書時，只要一通電話交辦下去，對方都會迅速做好；可是一旦離開那個位置，別人對你的態度可能就會出現很大的改變，「感覺就像從天堂掉到地獄。」
單純想開公司 倉促成立
儘管在公司的表現一直獲得肯定，但湯玉慈也坦言當時腦中所不斷浮現「Do something」、想調往更專業領域發展的念頭，難免和老闆產生不愉快；再加上讓人幾乎快喘不過氣的工作壓力，產生讓她生不出小孩的困擾，最後只好選擇辭掉秘書的工作，回家待孕。
在生下第一胎前後，湯玉慈享受了難得的2年居家生活，期間仍有不少公司主管向她招手，希望她能重回職場上班，可是一想起自己要「Do something」的夢想，湯玉慈只好婉拒了這些大老闆的好意。
碰巧，在這個關鍵時刻，她身邊的幾個好朋友提出創業的想法，願意出錢開公司給湯玉慈當個「專業經理人」。「其實，那時候我們根本也不知道要做些什麼，單純只想開一家公司。」湯玉慈說道。於是在2001年底，這家不知該「賣什麼東西」的公司，由7個人集資500萬、請了3名員工後就倉促成立。
具有10多年豐富工作經驗的湯玉慈很快便注意到，這家公司如果以「訓練社會新鮮人進入職場」為賣點，應該可以有一番作為。但是她不久就發現，對大部分剛離開校園的畢業生來說，要他們花5千至1萬元的學費，他們寧可拿去買一隻最流行的手機。
少了光環得到另一種滿足
「從前當人家秘書時，只要『仰一個人的鼻息』，在自己跑出來創業之後，才深深體會到什麼叫『仰更多人的鼻息』！」公司空轉了4個月後，一位朋友建議秘書出身的湯玉慈，不妨建立相關證照的訓練課程，或許還比較會人有興趣。湯玉慈馬上就閃出了要開設「秘書職能訓練班」的創意，在參考學界和業界的經驗後，立刻著手進行。
果然，這個創意就讓她在過了4個月後，接到大廠聯華電子的訂單，要湯玉慈去訓練這家公司內部的大小秘書。
在湯玉慈提出秘書專業認證的概念後，獲得不少迴響，許多大公司紛紛找她前往開課。可惜好景不常，沒多久受到2003年SARS嚴重疫情的影響，整個公司的運作又隨之停擺。為了公司的營運，湯玉慈心中後來就出現了成立「公開班」的念頭。
有別於以往的公司內訓，公開班專門招收來自各家大小公司的秘書；透過2個月共48小時的完整課程，來傳授他們工作上的必備知識和相關技巧，並輔導他們取得認證。「現在的秘書，外表看起來都比較活潑，不再是以前只穿套裝的形象」湯玉慈觀察。
目前為止，湯玉慈總共發出700多張秘書證照，儘管距離由政府授予認證的目標，還有很長的努力空間，不過她認為，這樣的事業至少讓她得到另一種滿足。「這種工作，就是要把璞玉雕琢成良材，為公司企業訓練更多新進員工。」
少了大老闆的光環，湯玉慈應該在「秘書」的領域中找到更大的成就！
