麥肯錫式工作術》抓出重點、綜觀全局,提案要讓CEO點頭

麥肯錫紐約分公司董事、亞洲中心大中華區總經理林紹婷
進入麥肯錫的第一個星期,就站上火線加入專案,林紹婷親眼見識到資深顧問帶領團隊與分析專案的方法、觀摩他們如何引導客戶找出問題,她開始深入思索:「這些在書本上完全學不到、MBA也沒有教的工作方式,究竟要如何學起來呢?」
1997年夏天,還在耶魯大學攻讀第二個碩士的林紹婷(Sarena Lin),進入麥肯錫紐約分公司暑期實習。隔年,她正式進入麥肯錫紐約分公司服務。
From:Manager Today經理人電子報

進入麥肯錫第八年、也就是2005年時,林紹婷成為麥肯錫創業80年以來,第一位出生於台灣的台北分公司總經理與紐約分公司董事。
2008年,林紹婷更上一層樓,出任麥肯錫亞洲中心大中華區總經理(McKinsey Asia Center: Greater China),並於同年12月,代表麥肯錫出席「《財星》500大論壇」(Fortune 500 Forum),顯示麥肯錫對於她專業能力的肯定。
《財星》500大論壇在美國華盛頓特區舉行,與會者幾乎皆為全美500大企業CEO,林紹婷在會中發表她對於亞洲的觀察,充分發揮她身為華人與亞洲人的優勢。
在本次以「麥肯錫式工作術」為主題的封面故事中,本刊以電話越洋專訪林紹婷,請她與讀者分享在麥肯錫工作11年的體會與心得。
[麥肯錫工作]
能傳遞想法,才能贏得尊重

問:可否回憶妳當初接受麥肯錫面試時的情景?
答:我記得面試當時,共有5位主考官,分別代表5道關卡,

要能通過每一位主考官的考驗,才能進入下一關。每個主考官都會提出一個問題,要你在45分鐘時間內思考,重點不是最後的答案,而是邏輯思考的過程。每位主考官的問題都不一樣、範圍也很廣泛,舉凡美國保險業、進入中國市場,甚至連類似腦筋急轉彎的問題都有。
問:麥肯錫人通常會對進入公司後負責的第一個專案印象深刻,談談妳的第一個專案?
答:進入麥肯錫的第一個星期,我立即就加入一個專案,擔任顧問助理這項屬於基層的工作,在專案經理和董事級顧問的帶領下,協助某家銀行分析其新產品的規畫與評估。
這次經驗不但讓我親眼見識到資深顧問帶領團隊與分析專案的方法、實際觀摩他們如何與客戶維持關係,更激發我深入思索:「這些在書本上完全學不到、MBA課程也沒有教的工作方式,究竟要如何學起來呢?要怎麼做才能讓自己達到像他們一樣的境界呢?」
由於每個專案都有一定的難度,客戶本身也具有相當的複雜度(例如客戶公司內部政治、執行意願與執行力),所以身為管理顧問,一定要有很強的邏輯思考能力,才能在很短的期間內進行了解,抽絲剝繭抓到重點,找出客戶最大的問題點,進而提出解決問題的具體步驟。
此外,在管理每一個專案時,也牽涉到如何與客戶應對。有時候,客戶會當面分享他們的意見;有些時候則需要更多引導,但無論如何都是要站在客戶的立場,深入了解他們的想法,確保最終提出的建議與方案可以幫助客戶實際解決問題。
麥肯錫有一套扎實的專案管理系統,例如「以假設性思考解決問題的取徑」(hypothesis problem-solving approach),即是在構思解決之道時,預先設定某些最有可能的解答方式,朝自己目標前進,找到求證的事實,再回來修正假設,這應該是專案管理最重要的部分,也可避免大海撈針式的雜亂無章。
問:在麥肯錫工作11年以來,最讓妳難忘的事情是什麼?
答:讓我最難忘的事情,都是導師們(mentor)給我的啟發,他們願意直接告訴我有哪些缺點,讓我有繼續進步的空間。
這些經驗之所以讓我印象深刻,主要是因為大多數能夠進入麥肯錫工作的人,不管在求學、成長或謀職過程都極為平順,個性上也都是求好心切、積極向上的人,鮮少有被批評或指正缺點的機會,因此每當被資深顧問的導師或主管點出自己的缺失或問題時,心裡都會忍不住納悶:「我真的做得不夠好嗎?」
然而,往往在經過自省之後,就不得不承認「自己還有進步的空間」,於是便會有所改正,朝目標繼續前進。簡單說,導師們的指導與批評,是讓自己成長與進步的契機,也對於我在麥肯錫的經歷影響深遠。
我認為麥肯錫最成功的地方,就是人才培育,我們稱為「師徒制」(apprenticeship)或「導師制」(mentorship),而這也是麥肯錫和其他顧問公司在企業文化上最大的不同:麥肯錫是以「因材施教」的方式培養人才,會找到真正關心你的人來引領你。
[口語、書面表達]
能傳遞想法,才能贏得尊重

問:從1998年進入麥肯錫到目前為止,妳覺得學到最多的是什麼事情?
答:一進入麥肯錫,我體會最多的就是「要學會表達自己想法」。麥肯錫並沒有「實質的」產品,如果真要說是麥肯錫的產品,那就是讓客戶了解我們的價值;而要做到這一點的關鍵,則在於向客戶表達、分享我們的看法,並且設法讓他們了解我們的看法。
我是在紐約分公司展開在麥肯錫的生涯,身處於來自不同國家、種族、文化背景的同事當中,我體悟到一個事實:只靠埋頭苦幹是不夠的,一定要懂得表達自己,透過有條不紊的方式,傳遞自己的想法,讓別人了解你究竟是怎麼想的。不過,表達自己的想法並不是凡事據理力爭,而是「唯有當別人了解你的想法之後,自己才能開始獲得別人的尊重。」
我所說的「表達自己」,主要可以區分成兩個層面:首先是「口語表達」,也就是具備將一件事情陳述清楚的能力;其次是「書面表達」,亦即以言簡意賅的方式,將重點傳達給對方。在麥肯錫,這兩件事同樣重要。
比方說,每個麥肯錫人進入公司後都必須學會的第一件事,就是「金字塔原理」(pyramid principle),這種先傳達一件最重要的事(例如先說「結論」),接著再提出各種輔助論點(supporting argument)的溝通方式,在口語表達、書面表達、邏輯思考與分析解決問題方面都很有用。
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