成功的行銷研討會

作者:王友倫 新局企管網執行長
要成功地辦好一場研討會,必須從邀請函的準備開始做起,而寄發邀請函時間的掌握,更是重要的關鍵。你有沒有過這樣的經驗:當你接到一封吸引你的研討會邀請函,正想把日期記下的時候,卻發現研討會已經過期了。有時候是自己太晚拆信,有的時候可能是收發或郵政機構耽誤,但讓你錯過研討會的一個更重要原因,是主辦單位太早或太晚寄邀請函了。

晚寄固然會導致受邀的來賓無法安排來參加的行程,但早點寄邀請函也不行。寄發邀請函最好的時間,是在活動舉辦前的四到六個禮拜,這樣可以讓大多數的人有足夠的時間來安排行程,而且也不會太早,讓他們覺得反正時間還早,還不用記下日期。如果因為時間太早,而來不及準備完整的議程和文宣說明,也可以考慮先寄出一張簡短的信函,告訴來賓有這樣的活動,請他們將時間預留下來。及早寄出邀請函也可以給自己有足夠的時間做下一步的提醒,以便於再發二次通知,告訴他們「趕快報名,以免向隅」。
一封成功的邀請函,除了告訴與會者研討會的日期和地點之外,還應該包括:

  • 研討會是由什麼公司舉辦?目的是什麼?
  • 研討會的主講者是誰?
  • 會有哪些人來參加?
  • 我可以從研討會學到什麼?
  • 來賓個人可以得到什麼好處?
  • 可以帶回什麼東西,跟其他人分享嗎?
  • 報名的相關規定。

受邀者關心的問題還包括:研討會的地點、費用、衣著、報到時間,報名之後是否可以取消、有沒有提供茶點或餐飲等。
From:Easy 企管報

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