績效面談要注意的事

EMBA雜誌編輯部/文

很多主管把績效評估當成一年一度討論員工表現的機會。其實,這是一個很大的誤解。

如果員工在年終時,才知道主管並不滿意他半年前的表現,或某個專案結束很久後,主管才表示肯定,這就白白損失了幫助員工改善績效的好機會。

管理顧問杜克(Laura Duke)最近在The HR Refresher雜誌指出,績效評估應該是一個持續的流程,而不是一年一度的大事。每月、每週,甚至每天,主管都應該讓員工知道他哪裡做得好,哪裡需要改善。年終績效評估不過是歸納之前討論的重點,不應該還有什麼出人意表的結果出現。

此外,在進行績效評估時,一個重要的原則是,向前看,而不是向後看。績效面談除了用來討論員工過去的績效,還應該為未來幾個月或一年設定目標。可以談一談員工想要進一步發展的領域,以及公司可以協助他如何達到這個目標。此外,還可以談談員工的這個職位,對於公司的整體目標有什麼幫助。

績效面談是一個雙向的對話。面談時,應該是一種非正式、輕鬆的氣氛,這麼一來,在談到薪資或職位的調整時,雙方才不會充滿焦慮和防禦。

對很多主管來說,績效面談時最困難的往往是,當員工對績效評估結果並不同意時,該如何面對員工的情緒。一些小技巧可以幫助主管面對這種狀況:

■當員工開始防衛和找藉口時:
‧傾聽他說的話,把他的話重點複述一次,保持中性的口氣,過程中,眼神始終看著他。
‧不要立刻嘗試解決員工提出來的問題。
‧以開放式的問題,請他講得更具體。
‧嘗試分析原因。「告訴我更多」、「你是怎麼下這個結論的?」問他會如何解決這個問題。

■當員工生氣了:
‧保持冷靜,眼睛注視對方。
‧傾聽他說的話,並且把他的話重點複述一遍。
‧讓他「發作」一陣子,一直到他能夠靜下來聽你講話為止。
‧讓討論的重點回到績效和標準上。
‧稱呼對方的名字,問開放式問題。

■當員工對於你的話沒有反應,或非常保留:
‧要有耐心,並且友善。
‧表示關心。
‧保持沈默,等他開口講話。
‧問開放式的問題。
‧鼓勵員工,告訴他你想要聽聽他的看法,這些看法對你很重要。

文章來源:EMBA雜誌第290期(2010年10月出版)

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