- 盤點不可取代的職位
- 建立知識保存方案
From：Easy企管報紙
許多企業的寶貴經驗都存在重要員工的腦海裡，如果沒有適時地加以傳承、記錄，一旦人員離職或退休，將造成很大的損失，而面對大環境的不景氣，許多公司採取縮編裁員的措施，例如美國的達美航空，裁掉了多名經驗豐富的機械維修人員，沒想到接替他們的人員不僅無法很快察覺機械故障原因，拉長了整個維修流程，更造成班機的延誤或取消，導致乘客抱怨連連，使得公司的每英里機位成本大幅攀升，最後付出了昂貴的代價，所以知識的流失會使得生產率降低、錯誤成本隨之增加。
要怎麼防止企業知識流失呢？首先必須先盤點公司不可取代的職位，這可以從三個層面來思考：時效、型態，與地域性。所謂時效，指的是知識流失的速度有多快？是數天、數月，還是數年？美國的911事件發生後，搭飛機的乘客數量立即大幅下滑，達美航空也被迫裁員，但是達美航空記取了以前的教訓，不再重蹈覆轍，當一萬一千名員工同意提前退休或終止雇用契約後，企業必須在兩個月之內，做好補救措施，保存重要員工的知識價值。他們的學習服務部門立刻成立了一個小組，仔細過濾這一萬一千名員工離職後，將造成哪些重要職務出缺，對於這些有傑出表現的員工，小組立即和他們討論他們可以扮演的角色，如此一來，達美航空有效地保存了許多重要的知識。
第二是知識的型態，知識可以分為兩大類，一類是很容易記錄下來的外顯知識；另一類是不容易記錄的內隱知識。以某家製藥公司為例，公司的儲藥槽是生產流程的重要設施，而且在處理時有很高的危險性，多年前儲藥槽整修後再投產時曾經發生過嚴重的錯誤，導致公司損失數千萬元。最近，公司的儲藥槽又面臨的整修的時機，但公司對於當初的錯誤所導致的災難竟然沒有完整的紀錄，為了避免同樣的錯誤再度發生，公司必須建立這樣的知識保存機制，於是廠長召集所有的操作與維修人員，透過詢答的方式將當年所犯的錯誤重新呈現，並建立正確的作業流程，將內隱知識轉化為外顯知識。
第三是地域性，也就是知識流失的發生是在整個公司，還是侷限某個特定地方？荷蘭的殼牌石油公司非常強調社群實務的應用，要求分散各處的員工參加公司建立的不同社群網絡，定期將知識留存於社群的資料庫中。例如有一個社群，集合了石油工程師、地質學家、油井水庫探勘專家、材料工程師等，每週定期集會，使成員彼此熟悉，知識轉移工作運作得很順暢。
