全國加油站用IT創意優化業務

電腦能做的，絕不人工處理 全國加油站用IT創意優化業務
文/王宏仁 (記者) 2009-03-02
全國加油站資訊長蘇國荃運用創意，以IT改造業務環境，將電腦自動化發揮到極致，每年為公司省下數千萬元。
From：iThome

你知道購買1卷二聯式空白發票要多少錢嗎？答案是31.5元。很少有CIO能像全國加油站資訊長蘇國荃一樣，可以馬上說出公司的會計報帳作業中，需要支出哪些作業成本。會計背景的蘇國荃，對數字非常敏感，往往可以從日常的業務作業中，運用IT創造出省錢的妙招。
全國加油站是台塑油品體系最大連鎖通路，向來以靈活多變的促銷活動和會員活動，屢創業績，即使在激烈的油品削價競爭中，也能獲利。讓全國加油站能夠具備高 度競爭彈性的關鍵，正是蘇國荃一手打造的資訊系統。這套高度彈性化的資訊系統，讓業務單位既能隨時應變對手策略，又能兼顧成本。
其實，早在蘇國荃進入全國加油站任職之前，全國加油站的業務工作非常仰賴人力，尤其是會計的帳務作業。全國加油站擁有上百個加油站，每站都需要會計人員，加上總公司有20多位，合計超過百位會計。而且，每次設立新站，還得招募新的會計人力。
這正是蘇國荃剛上任的第一個挑戰，全國加油站總經理希望蘇國荃能解決會計人力過高的問題。
導入電子發票，用系統列印變動資訊
蘇國荃發現會計人員需花很多時間處理發票問題。當時，全國加油站還在使用傳統的二聯式與三聯式發票。因為戶外加油站的環境惡劣，風沙經常造成發票機的齒輪故障，因此，常會產生不少因為卡紙而作廢的發票。
可是，當時的資訊系統無法自動記錄這些作廢的發票號碼，往往造成實際發票和電腦帳務資訊不匹配，必須人工修正，而這些比對工作往往佔用了會計人員大部分的時間。
此外，蘇國荃還從報修記錄上，發現發票機的維修也是硬體維修人員最大宗的工作，7位硬體維護人員必須每天到臺灣各地加油站維修發票機。
發現問題後，他決定一次解決這兩個問題。一般公司的作法是直接將發票機換新，馬上就能減少問題，但是，蘇國荃認為：「處理事情時，不能只考慮單一目的，而是要想辦法解決1件事情，同時連續解決好幾個問題。」
所以，蘇國荃導入電子發票，使用加油站的電腦系統來列印發票。他特別設計列印的內容，將所有變動資訊都透過電腦列印，例如站名和統一編號等，如此一來，只需由總公司統一採購通用的空白發票來分配，各地加油站不用自行庫存備用發票。
導入10個月後，全國加油站各站會計人力能空出一半時間來從事其他工作，總公司也減少了一半的帳務複查人力，等於每年省下了上千萬元人事費用。因為統一採購與分配而減少的過期作廢發票，也在10個月內省下了540萬元。
自製2維條碼閱讀器降低成本
導入電子發票是蘇國荃優化加油作業的第一步。接著，他將促銷活動需要的贈品集點條碼機，整合到發票上。
過去，因為集點促銷的周期很長，消費者往往累積1年點數才來兌換獎品。時間一久，點數條碼會因褪色或破損而無法辨識，造成消費者抱怨。
為了解決辨識問題，蘇國荃在電子發票上預先印刷集點用2維條碼，來提高條碼保存時間。
不過，事先印製的2維條碼無法提供客製資訊，只能印製序號，工作人員必須在印製電子發票時，同時將序號輸入系統，才能記錄這個序號代表的兌換點數有多少。
為了減少人工作業，蘇國荃決定自製2維條碼閱讀器。他在發票印表機後方安裝筆電網路攝影機，自行撰寫2維條碼辨識軟體，讓POS系統具備讀取2維 條碼的功能。POS系統列印發票的過程中，網路攝影機也會同步讀取發票上的2維條碼序號，同時在系統中新增1筆消費記錄和序號的資料。
在電子發票上建立2維條碼的序號，除了可供促銷活動之用，蘇國荃還打算用來進行異業結合。因為自製2維條碼閱讀器的成本只有3百元，只有市價的三 十分之一。因此，很容易在其他合作廠商的據點，安裝可讀取全國加油站點券條碼的裝置，例如，將閱讀器安裝在咖啡館，全國的會員可以用電子發票上的條碼來兌 換咖啡。
這些蘇國荃為了改善加油島上的人工作業，而增加的自動化機制，還進一步簡化了加油島上所需的硬體裝置數量和通訊埠連線需求，使得蘇國荃可以改用低功率的精簡型電腦，來取代昂貴耗電的工業電腦，也連帶降低了設施成本與每年上千萬的電費。
做這些他只堅持一個基本原則，蘇國荃說：「電腦能夠作的事，就不用人工處理」，堅持落實到各環節，引發的連鎖效益，就讓全國加油站省下數千萬元。
e化傳票來精簡會計作業
蘇國荃做到的還不止如此，他也在內部行政管理系統上，充分運用這個省事原則，他從會計常處理的傳票先著手。
傳票是會計上用來記帳和稽核的機制，透過傳票來查帳，就不需要直接使用原始憑證，避免原始資料的損壞。但是，所有收支都要開立相對應的傳票，對於交易金額小而量大的全國加油站而言，光是裝訂當月查帳用的傳票本，總公司每個月就要用掉16個人天的人力。
沿用電子發票的概念，蘇國荃將傳票作業也改為電子作業，所有傳票都透過資訊系統自動產生，不需要由會計人員人工開傳票。他整合電子簽核系統與傳票系統，讓所有需要開立傳票的作業，在主管核可後，都能將帳務資訊，自動拋轉到傳票系統中建立電子傳票。
除了付款時需要列印傳票以外，所有帳務資料都只儲存在傳票系統中，遇到國稅局或會計師查帳時，會計人員才列印出需要的傳票。
新系統大幅減少了繁瑣的日常傳票工作。「現在總公司只需要2名會計來負責各地加油站業務，未來即使增加到200個據點，兩個人力也還可以勝任。」蘇國荃說。
這個傳票e化系統還加快了全國加油站每月結算時間，從15天縮短成2天，足足提高了7倍。
用電子簽核整合內部系統
電子簽核是落實傳票e化的關鍵，蘇國荃採取一個與眾不同的作法，將電子簽核系統作為整合內部各系統的基礎。
蘇國荃將公司內部的作業都轉換成電子簽核系統上的電子表單，1項工作對應到1張電子表單。透過簽核程序，主管核可表單後，電子簽核系統會自動將表單中的相關資訊，拋轉到對應的系統中，自動建立資料或更新記錄。
相較於一般公司的電子簽核系統，往往只是將紙本流程e化，不會自動協助使用者去更新其他系統中的資訊。業務單位完成簽核後，需要自己登入其他內部系統，例如人事系統、採購系統等，根據核可內容來作業。
全國加油站的作法則截然不同，所有內部的資訊系統，都是整合在電子簽核系統上。對使用者而言，沒有區分成人事系統或採購系統，而是看到不同工作的電子表單。
業務單位提出請購申請，請購單通過主管簽核後，系統會自動產生採購單，讓採購單位照單採買。採購單位主管確認採購單的任務完成後，又自動產生驗收單。同樣道理，完成驗收就會自動產生電子傳票，並且更新財產系統的登錄資訊。「所有資料和程序都透過電腦自動轉換。」蘇國荃說。
蘇國荃認為：「電腦能夠作的事，就不要讓人工介入，電腦可以幫我們修改的工作，也不要讓IT人員費時間維護。」
建立機制讓使用者自行維護資料
甚至，連業務部門臨時要修改資料庫內容時，簽核系統也有1張資料庫異動單。只要獲得授權，這張表單對應的程式會自動到業務部門指定的資料庫中，修改需要的欄位內容。
更重要的原則是，蘇國荃認為：「使用者的資料，最好讓使用者自行維護。」他解釋，因為只有使用者最清楚自己需要什麼資料，要如何使用資料。「只要建立自動 化的機制，就可以讓使用者自行維護自己的資料。IT人員也可以避免接觸到敏感資料，或因溝通不良修改錯誤而備受責難。」他說。
讓使用者自行維護的策略，蘇國荃也運用在POS系統的促銷規畫功能上。蘇國荃將POS系統區分成兩個部分，固定不變的POS主要操作流程是由1支程式負責，而經常調整的促銷條件設定則由另外1隻程式負責。
因為多數促銷活動都有相似的組成元素，例如時間、地區、優惠型態等。蘇國荃在將這些基本組成元素都開發成系統中的可設定條件，業務單位則可以自行設定，除非條件不足，否則不需要透過IT人員修改POS系統的程式。
當業務單位要推動新的促銷活動時，只需到POS系統中勾選這次促銷活動需要的條件，例如哪些地區的加油站要執行、執行時間多久、優惠方式為何等。
各地加油站的POS系統會依據設定條件來產生促銷活動相關的資訊。這個機制，加快了全國加油站業務單位反應市場競爭的能力，只要對手推出新活動，業務單位馬上可建立對抗的新促銷。
到任3年多，蘇國荃不僅重新打造了全國加油站的資訊系統，也改變了所屬加油站上的作業流程，甚至提供了業務單位在市場競爭的利器。創造這些戰功的秘訣，「遇到問題，要打破框架，不拘泥於現有環境去解決問題，才會有大的效益。」蘇國荃說。

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