EMBA雜誌編輯部／文
不管是約出去吃飯、講手機，還是透過電子郵件，跟員工溝通的重要性，就跟應該好好孝順父母一樣，很少有人不同意。然而，心裡明明知道要做，但不是沒空做，就是找不到好的方法。
公司雜誌（Inc.）日前訪問了幾位人力資源專家學者，整理出主管跟員工有效溝通的幾個原則：
- 把溝通當作非完成不可的工作
- 確保員工聽到了
- 認真準備內容
- 慎選溝通地點
- 建立一套員工可以表達想法的系統
- 回應員工的回饋
- 偶爾安排越級溝通
讓自己抱持溝通心態的最簡單方法，就是把它視為一個待辦事項規劃。依照主管個別工作情況，而有不同的最佳安排。如果主管有時間，可以每天固定花十五分鐘，輪流跟不同的部屬進行一對一談話，一方面了解每位員工目前的情況，一方面激勵他們。主管也可以選擇一天工作要開始時，集合整個工作團隊統一簡短談話。
溝通的方式跟溝通的內容一樣重要。主管要了解自己的長短處，看自己比較擅長用說的，還是用寫的。選擇員工最能正確接收到自己訊息的方式進行溝通。有些溝通只適合面對面，包括主管希望解決衝突、主管告知員工壞消息等；有些溝通則適合輕鬆隨性，例如不定時舉辦聚餐，讓同事聊聊自己的生活。
一般人在聽一段談話時，通常只能記得三到五個重點，因此說得過長，可能混淆了溝通的主旨，達不到效果。主管事先花點時間，規劃一下談話的內容與順序，力求簡潔清晰。
在哪裡進行溝通，影響談話的氛圍。例如，如果是主管把員工叫進辦公室，主管占了階級上擁有權威的優勢；反之，如果是主管走進部屬的辦公室，雙方則比較像是同事合作。不同的溝通內容適合不同的地點。
例如意見箱、員工專線等，無論形式是什麼，確保員工能夠匿名表達，是重要關鍵。
主管一旦開口詢問了員工的意見，就必須認真看待，否則員工會發現主管只是做做樣子，比沒有詢問還糟。遇到可以採納的意見要確實執行，而認為不能採納的，則要向員工解釋原因。另外，適時給予員工的回饋獎勵，例如公司因為員工提議而節省的支出，撥出一定比例當獎金。
跟低自己二到三級的部屬談話，確保自己不是完全不了解第一線員工的實際工作情況。
來源：EMBA網站（2010年4月）
