整理 / 文及元
文章來源《經理人月刊》11月號
當員工在上班時間使用耳塞或抗噪音耳機，身為主管的你不妨思考一下，是否辦公空間充斥著讓員工「容易分心」的因素，造成員工必須以「自力救濟」的方式，營造專心工作的空間，以隔絕辦公室的喧囂擾攘。
員工對空間舒適度的四種反應
一般而言，員工對於辦公空間舒適度的反應，可歸納為四種類型：
- 噪音敏感型：對於同事交談或電話鈴聲等外部刺激相當敏感（如果你身邊有這類員工，最好避免在辦公室鼓譟，或將電話鈴聲的音量調至最低）；
- 環境敏感型：非常在意工作環境舒適度，例如，辦公室燈光的亮度與柔和度、座椅的合身度、背後有人走過引發的驚恐度，或人們在辦公室走動而映入眼簾的視覺干擾度（畢竟，沒人喜歡「背後有人」的感覺，所以如果你經過這類員工後方走道時，最好吸氣縮腹、側身而過，以免經過時身體碰觸員工的椅子驚擾對方）；
- 複合敏感型：對辦公室的噪音與環境舒適度都非常敏感，他們通常是耳塞或抗噪音耳機的愛用者（你可以說他們太敏感了，其實喧囂擾攘的辦公室，員工很難專心工作）；
- 我行我素型：不受噪音和環境因素的影響（他們通常是兩種極端--不是辦公室噪音源的大聲公，就是隨遇而安的禪定者）。
營造專心工作空間的四種方法
根據調查，一般職場中「複合敏感型」的員工最多，「我行我素型」最少。想要提升工作效率、營造專心工作的辦公空間，以下有四種方法：
- 凝聚注意力，工作就像看電影
- 設置會議「引導員」或「站著開會」
- 依據心情，保持最舒服的放鬆坐姿
- 桌面擺飾，提高工作效率
一般人注意力只能持續兩小時，注意力一旦中斷（例如，接電話、與同事交談），就要再花15分鐘才能再次集中。因此不妨準備一張適合自己的舒適椅子，讓自己即使暫時被打斷，還能立刻回到專心狀態。
此外，如果無論如何都必須開一場冗長的會議時，不妨提出臨時動議，讓與會者可以每兩個小時休息一次，並於再度開始會議之前，花10分鐘確認上一段的結論，以提高與會者的注意力。就像戲院會在正式放映電影前，先播放10分鐘左右的預告片或廣告，以音樂和旁白集中觀眾的注意力，如果工作也能跟看電影一樣投入，一定會更有效率。
例行會議、跨部會議、主管會議--看看自己的一周行程表，閉著眼睛就能猜得到哪些是浪費時間且毫無意義的會議。近年來出現一種負責主導「會有議、議能決、決而行、行有效」的職位，名叫「引導員」（facilitator，或譯為「助導員」），他們並不是照本宣科的議長或司儀，而是能夠適時修正與會者偏題的閒聊，將討論導回議程設定的主題，也會關照會議全局，注意每一位與會者都有發言機會，不至於發生某一位與會者唱獨角戲的情形。
如果公司裡沒有引導員，不妨讓大家「站著開會」，以「起立會議」的方式進行會議，結果可能有所不同。以站立姿勢進行溝通，既不容易睡著，也能促進討論，更重要的是，一直站著很容易疲勞，所以，大家心知肚明必須說重點，早點結束會議。
如果因為某些因素無法讓與會者一直站著開會，也可以變更桌子高度，或時站時坐，藉由改變姿勢，帶給會議不同的刺激。
每個人各有不同的體型與喜歡的放鬆姿態，所以坐姿各不相同。吃飯時、休息時、工作時，想坐的椅子也不一樣。同樣是在工作，寫字時、打電腦時、思考時、跟別人說話時，姿勢也會隨著改變。例如，發呆時身體往後伸展、思考時身體往前傾，或隨著工作狀態不同而調整座位高度或椅背角度。因此，只有一種椅子的辦公室，容易壓抑人的情緒、降低工作效率。
不妨在辦公室中放些大小、高度、硬度、材質、形狀、顏色不同的椅子，增加新鮮有趣的氣氛，讓員工可以配合不同的心情與用途，選擇適合自己的椅子；或在會議室、交誼廳等公共開放空間，讓椅子種類多點變化。只要多準備幾種椅子，員工就能配合當下心情自由選用，可以輕鬆坐下的沙發、適合用餐的餐椅或適合討論交談的會議椅，藉以提高工作效率。
調查顯示，只要禁止大學生在宿舍房間牆上貼海報，或是禁止學生更改房間裝潢，很多學生就會喪失讀書的動力；甚至，在遭到退學處分的學生房間裡，比在學學生的房間更缺乏個人化裝飾。所以，在辦公桌上擺放裝飾品的個人化行為，是提升效率的重要元素之一。
工作場合也是一樣，辦公室桌面上的擺飾對員工心理層面的貢獻包括：轉換心情、開心地工作、打造自己的避風港、刺激靈感、提高注意力、有助於溝通等。如果你的辦公室禁止員工打造個人化桌面，不妨讓他們可以自由發揮，甚至獎勵最有個性的桌面裝飾，以提升工作效率。
（取材自《站著開會比坐著好！打造知識創造型辦公室的50個提案》，臉譜出版。）
