年度業務會議的五大陷阱

EMBA雜誌編輯部/文

對業務團隊來說,再也沒有比年度的業務啟動大會(kickoff meeting)更重要的了。

這是很多公司一年一次,所有業務人員齊聚一堂的時候。會議成敗,對公司未來的成績影響非常重大。

曾經參加過一百場以上業務啟動會議的顧問馬丁(Steve W. Martin)指出,要判斷公司的業務啟動會議是否成功,主要觀察三件事:經過這個會議之後,業務人員是否對公司的產品更了解;是否對於公司未來的方向更清楚;以及是否更有動力和企圖心,去達到明年的業績目標?

有了這三個清楚的目標,公司在規劃會議時,就可以思考什麼樣的活動比較適合。馬丁指出,根據他的觀察,很多業績啟動大會都會犯一些共同的錯誤,以下就是這些問題:

1.時間太長。根據德國心理學家艾賓豪斯(Hermann Ebbinghaus)的遺忘曲線理論,會議參加者在兩天後,就會忘記會議百分之八十的內容。因此,如果公司考慮開三天至五天的業務大會,可能就要小心了。會議時間太長,對於留下深刻印象,相當不利。

2.個人的肯定不夠。馬丁表示,對於業務人員來講,再也沒有比肯定和表揚更重要的了。他在擔任業務副總裁時,曾經親身經歷,只不過送出一個價值四十五美元的獎牌,所獲得的士氣和努力,卻比提高獎金一百倍還要高昂。業務人員無不喜歡肯定和公開表揚,或者成為眾人的角色典範。因此,整個業務啟動會議中,都要持續地給予個別業務員讚美和表揚,而且獎項要遍及公司各個單位。

3.議程設計不當。如果整個會議的每個段落,主講人的重點都是在報告產品規格、特色和功能,那麼就大大浪費了這個重要的會議。理想上,業務啟動會議議程應該包含六點:

  • 有關公司、業績、行銷、研發、顧客服務,以及其他面向的整體報告。
  • 從顧客角度來看,與產品有關的內容。
  • 競爭者分析。
  • 提高銷售技能,來因應公司面對的主要業務挑戰。
  • 以公司實際的案例,來討論公司的業務策略。
  • 激勵人心的演講,或幽默風趣的簡報、錄影帶剪輯、遊戲。

4.太多單向溝通。很多業務會議被一個又一個的投影片簡報淹沒了。事實上,公司應該抓住這個機會,讓關鍵的業務人員,報告他們最重要的戰役是如何打下的,或者分享他們痛失了什麼案子,以及學到的教訓。

馬丁指出,當他擔任這類會議的引導人時,他都會安排一段「前線的故事」,由頂尖業務員分享他們的重要斬獲。

5.缺乏幽默感。業務人員整年都在壓力下奮戰,這時不妨發揮一些幽默感,讓他們放鬆一下。例如,有一家公司在會中舉辦競賽,由不同的業務團隊,為公司即將推出的新產品,拍攝介紹的錄影帶。結果發現,創意驚人,而且現場笑聲不斷,帶來極佳效果。

文章來源:EMBA雜誌第292期(2010年12月出版)

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