串連技術型團隊的軟技巧!

【文/查理士‧佩勒林Charles Pellerin】
美國太空總署(NASA)因為「哈伯太空望遠鏡」在升空進入軌道之後,出現鏡片有球面像差無法發揮效用的嚴重錯誤,才 發現由科學家和工程師所組成的技術型團隊往往專注於自己的工作,對於社會環境疏於注意或管理。傳統「人際互動」式的團隊建立活動對他 們沒什麼效果,必須採用新的團隊技巧,就是從情感、理性、直覺、知覺等4個面向構築而成的「4D團隊建構流程」。所以美國太空總署 (NASA)採用此技巧組成了另一支團隊,成功執行太空修復任務,進而擴大運用到整個組織,使得大多數團隊績效都提升到超 過平均水準。記取美國太空總署(NASA)的錯誤教訓同時學習其成功經驗,將「4D團隊建立流程」整合到團隊的管理方法,在 4個面向間取得平衡有效領導團隊,你就能輕鬆建立超水準的高績效團隊!

■4D系統的基本觀念
4D系統不僅可以用來培養優秀的領導者,也是一套嚴謹的團隊建立流程,可以評量激勵團隊績效的關鍵要素,也就是社會環境。社會環境對於專案成果,向來扮演重要角色,在「哈伯太空望遠鏡」的案例中發現,美國太空總署(NASA)的計畫主持人會公開數落承包商,並強勢要求達成緊迫的交期和成本預算,結果造成承包商隱瞞有問題的狀況,這當中最大的問題最主要就在於領導的失敗
要能了解、評量,並更妥善管理社會環境,必須要有簡單的工具,用以分析團隊和領導者的表現。4D系統將領導人及高績效 團隊簡化成4個核心要素或面向,必須加以處理並取得平衡,才能有效領導:

  • C 培養感情(依情感,憑直覺)
  • C 廣納意見(依情感,憑知覺)
  • V 描繪願景(依理性,憑直覺)
  • D 指示引導(依理性,憑知覺)

■美國太空總署(NASA)運用4D系統的方式
有系統化地建立績效基準,然後定期針對每一種行為進行持續評量,讓美國太空總署(NASA)大多數團隊達成了系統化改善,並且發現要教育及運用4D系統,最有效的方式就是按照以下順序來進行:
1.評估個別成員:在進行評估時,必須判斷成員是否能夠習慣、真心、立即、大幅並明確地運用4D系統所提出8種行為。
2.評估團隊:個人及團隊的評估最主要目的是為了訓練。接著應該運用評估簡報的機會探討各種問題,並設定未來要前進的方向。
3.實施為期3天的訓練課程:這些課程是密集而深入的訓練活動,可以針對組織的需求量身打造。
4.進行後續定期評估個人及團隊。
5.評量進步幅度並製成圖表:讓組織將理想行為融入企業文化之中,還可以讓個人及團隊和同儕進行比較。
■基本的4D診斷工具
4D系統的真正價值在於,能夠讓你視任務需要,選用天生人格特質及優點適合的團隊成員,並且用來評量自己團隊中的主流文化,了解其是否符合主顧客的文化,4D系統是能夠完美結合專案、團隊及顧客的好方法。
4D系統尤其善於評量團隊領導人具有哪些相對的優點,例如:在專案的初期規畫階段,最好能有描繪願景型的人參與,到了要思考可行性的階段時,最好能有指示引導型的人主導,而在專案的所有階段,培養感情及廣納意見型的人都會很有幫助,因為他們能促進大家團結合作,在集思廣益的過程中帶來多樣性的觀點。4D系統還可以用來有系統地評量每個團隊的主流文化,一般企業文化大致上都比較偏向指示引導型,因為顧客通常會購買透過價格或價值達到差異化的產品或服務。
■如何運用4D系統轉變團隊環境
如果你受命擔任團隊領導人,可以採取4項具體行動來改善團隊的社會環境,讓4D系統發揮最大效果,進而提升團隊績效。
1.製作並使用4D環境轉變工作表
這項工具可清楚看出社會環境有哪些地方必須改變,這種改進缺失的過程,會對團隊注重的焦點及心態帶來改變。
2.更新並加強團隊的故事情節
我們用來介紹自己的故事,會大大影響我們態度和認知的形成。有趣之處在於,故事情節必定是主觀的,我們認同的事情,其他人卻未必認同。換句話說,大多數故事情節是有爭議的,其實只要聽起來像是真的,我們就會覺得可以加以使用。
3.將團隊的情緒加以歸類,並且要謹慎面對
許多研究顯示,情緒智商對於完成任務的影響,可能是技術性技能和智商的2倍。很多專案團隊都很熟悉這種現象,他們看到有些技能極強卻缺乏「人際技能」的人,卻晉升為團隊的領導人,結果使得團隊績效慘不忍睹。而頑固的技術型人員通常不願意談論他們的情緒,因此必須相當審慎拿捏,但是隨時了解並管理自己團隊的情緒狀態,是非常重要的。
4.教育團隊如何熟練的運用4D系統的8種行為
要將團隊提升到前20%的水準,就必須熟悉4D系統的8種行為:(1)真誠表達肯定;(2)處理共同利益;(3)適度採納他人意見;(4)說到一定做到;(5)展現實際的樂觀;(6)要100%投入;(7)避免卸責及抱怨;(8)釐清角色及職責。
【完整內容請見《大師輕鬆讀》351期〈向NASA學團隊建立〉】

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